Informes en Access 2007

Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos. Se pueden hacer informes tanto de tablas como de consultas, aunque suele ser más habitual realizar informes de este último tipo de objetos.

Podemos crear informes desde el grupo de opciones Informes de la ficha Crear.

Crear informes access


Comentaremos a continuación dos métodos distintos para crear informes:
  • Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opción Informes en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningún tipo de control sobre los campos elegidos y sobre el diseño del informe.


Crear informes access


  • También podemos crear informes mediante el asistente para informes disponible en la ficha Crear. Describimos ahora los pasos de este asistente:

Crear informes access asistente

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla. 

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

Crear informes access asistente

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el informe. 

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

Crear informes access asistente

3. En este paso podemos agregar algún nivel de agrupamientoSiguiente.

Crear informes access asistente

4. En este paso podemos indicar algún criterio de ordenaciónSiguiente.

Crear informes access asistente

5. Elegimos la distribución de los datos en el informe y la orientación de la hoja. Siguiente.

Crear informes access asistente

6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.

Crear informes access asistente

5. Por último escribimos el nombre para el informe.

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Vista previa del informe, visualizaremos el informe resultante. Además este informe se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

Vista presentación

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos un informe y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.

Vista presentación informes

Desde esta vista podemos:
  • Cambiar de posición los objetos.
  • Modificar el tamaño de los objetos.
  • Elegir otro autoformato del informe.
  • Modificar las propiedades de la fuente.
  • Cambiar algunas propiedades de los controles.
  • ...

Vista preliminar

Esta es una vista que tenemos disponible para visualizar e imprimir los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos un informe y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.

Vista preliminar informes

Desde esta vista podemos:

  • Ver cómo va a imprimirse el documento
  • Configurar el diseño de la página de impresión
  • Exportar los datos en otros formatos
  • ...


Puedes practicar lo explicado en el ejercicio 12: Informes.