Formularios en Access 2007

Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la información almacenada en las tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos.

Podemos crear los formularios desde el grupo de opciones Formularios en la ficha Crear.

Crear Formularios

Existen diferentes métodos para crear formularios y distintos tipos de formularios. Veamos algunos.
  • Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear un formulario. Si además la tabla estaba relacionada con otra con una relación del tipo uno a varios en el formulario creado aparecerán los datos de las dos tablas. 
Crear Formulario

  • Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario dividido en la ficha Crear. En este tipo de formulario aparecen los datos de la tabla de dos formas distintas en una ventana dividida: con vista formulario y vista hoja de datos.
Crear Formulario dividido

  • Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Varios elementos en la ficha Crear
Crear Formulario Varios elementos

  • Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Más Formularios/Hojas de datos en la ficha Crear. En este tipo de formulario tiene una forma similar a la vista hoja de datos de las tablas.
Crear Formulario hoja datos


  • Asistente para formularios

Este es el método recomendado puesto que, a pesar de ser bastante sencillo de utilizar, nos permite controlar qué datos se van a visualizar en el formulario y modificar algunas opciones de diseño.

Accedemos a la opción Más Formularios / Asistente para formularios en la ficha Crear. Nos aparecerá un asistente como el de la imagen. A continuación describiremos los pasos de este asistente.

Crear formulario asistente

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el formulario. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla. 

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

Crear formulario asistente

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el formulario. 

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

Crear formulario asistente

3. Elegimos la distribución de los datos en el formulario. Siguiente.

Crear formulario asistente

4. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. Siguiente.

Crear formulario asistente

5. Por último escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas aparecerán dos objetos: formulario y subformulario.

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información, visualizaremos el formulario resultante. Además este formulario se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

Diseño del formulario

Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseño del formulario.

Crear formulario vista diseño

También se puede crear un formulario utilizando esta vista. Para ello accedemos a la opción Diseño del formulario de la ficha Crear.
  • Desde la ficha Diseño podemos pulsar al botón Agregar campos existentes para añadir los campos que deseemos visualizar en nuestro formulario. 
  • También podemos añadir distintos controles desde el grupo de opciones con ese nombre: cuadros de texto, etiquetas, botones, cuadros combinados, listas,... Al insertarlos aparecerá un asistente para definir algunas propiedades del objeto insertado. 
  • Podemos activar el panel Hoja de propiedades desde la ficha Diseño para visualizar y modificar todas las propiedades de cada uno de los objetos de nuestro formulario.
Aunque es posible crear formularios usando este método no es recomendable para aquellos que empiezan a trabajar con el Access.

Vista presentación

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.

Vista presentación formulario

Desde esta vista podemos:

  • Cambiar de posición los objetos.
  • Modificar el tamaño de los objetos.
  • Elegir otro autoformato del formulario.
  • Modificar las propiedades de la fuente.
  • Cambiar algunas propiedades de los controles.
  • ...



Puedes practicar lo explicado en el ejercicio 11: Formularios.

A continuación se explicará cómo crear informes.