Consultas de selección en Access 2007

Una de las tareas más habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento es consultar y seleccionar la información deseada con el fin de visualizarla o imprimirla.

Access tiene disponible un objeto para realizar esta acción: las consultas de selección.

Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta lección cómo crear consultas desde la vista Diseño de consulta. Para ello accedemos a la ficha Crear  y la opción Diseño de consulta entre las opciones del grupo Otros.


Consultas de selección en Access 2007

Nos aparecerá la ventana que se observa en la imagen:

Crear consultas de selección en Access 2007

En primer lugar debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información. En el caso de elegir más de una tabla deben de estar relacionadas entre sí.

Si posteriormente queremos agregar más tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opción Mostrar Tabla desde el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.

Las tablas seleccionadas nos aparecerán en la parte superior de esta ventana mostrándonos los campos que la forman e indicándonos con una pequeña llave qué campo es la clave principal.

Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de selección. Para ello podemos dar doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la parte inferior de la vista.

Consultas de selección en Access 2007

En el ejemplo mostrado se han seleccionado dos campos (AUTOR y AÑO NACIMIENTO) de la tabla llamada AUTORES. 

Podemos elegir tantos campos como deseemos o necesitemos. Si queremos elegir todos los campos de una tabla podemos usar el símbolo asterisco (*).

Si no realizamos ninguna otra acción sobre la consulta visualizaremos todos los datos almacenados en lo/s campo/s seleccionados de la/s tabla/s. Sin embargo, normalmente desearemos establecer un criterio de selección para visualizar solo aquellos datos deseados.

Criterio de selección

Colocaremos el criterio de selección sobre un campo en el apartado Criterios. Si deseamos establecer varios criterios sobre el mismo campo podemos hacerlo en las filas inferiores. Estas condiciones se aplicarán con un O lógico, es decir, se visualizarán los datos que cumplan cualquiera de los criterios establecidos.

Podemos utilizar los habituales símbolos de comparación:
  • > (mayor)
  • < (menor)
  • >= (mayor o igual)
  • <= (menor o igual)
  • <> (distinto de)
  • Entre -- y --

Si deseamos colocar un criterio que nos permita visualizar los datos cuando un campo está en blanco usamos la condición Es Nulo, tal y como se observa en el ejemplo de la imagen.


Una vez establecidos los criterios de selección podemos visualizar los resultados en la vista hoja de datos. Para cambiar a esta vista accedemos al botón Ver del grupo de opciones Resultados en la ficha Diseño. También podemos ver los resultados si pulsamos el botón Ejecutar.

Ver consultas de selección en Access 2007

Si los resultados son los deseamos podemos guardar la consulta. Ésta se almacenará en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. En cualquier momento podremos dar doble clic sobre la consulta para observar los resultados o poder modificar el diseño de la misma. Podemos cambiar fácilmente de la vista hoja de datos a la vista diseño desde el botón Ver.

Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos siguen estando en las tablas y las consultas sólo nos permiten hacer una selección de estos datos. De esta forma cualquier modificación en las tablas se verá reflejado en las consultas. Y cualquier modificación de los datos visualizados en las consultas se almacenará en las tablas.

Comentemos a continuación algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de selección:

  • Como se ha comentado, si elegimos más de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben tener algún tipo de relación entre ellas. Si esta relación no aparece automáticamente deberemos añadir las tablas necesarias para que exista una relación indirecta entre las tablas que nos interesan. Añadiremos estas tablas aunque, en principio, no deseemos visualizar en nuestra consulta ningún campo almacenado en ellas. Para más información sobre la relación entre las tablas visitar la sección Relaciones entre las tablas.
  • Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de selección sobre distintos campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:


Consultas de selección en Access 2007

En este caso en concreto las condiciones se unen con un Y lógico, es decir, se deben cumplir ambas para que se presenten los resultados. Si queremos unir las condiciones con un O lógico (se muestren los resultados si se cumple alguna de las condiciones) escribiremos los criterios en distintas filas.
  • Como criterios de selección podemos hacer uso de algunos caracteres comodín
    • * (asterisco) - Sustituye a un conjunto de caracteres. 
    • ? - Sustituye a un carácter.
      • Ejemplos:
        • D??     buscará los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras más
        • ?a?a    buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
        • */12/13 buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 13
        • Na*      buscará los datos que comiencen por Na

En estos casos  Access coloca la palabra COMO delante de nuestro criterio.



Prueba el ejercicio 6 parar practicar las consultas de selección.

A continuación seguiremos con la explicación de las consultas de selección con parámetro