Introducir datos en Excel 2007

Cuando se inserta un dato en Excel, éste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada. Cuando hayamos terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, éste se introducirá en la celda activa y el puntero de celda se desplazará a la celda inmediatamente inferior de aquella en la que estaba.
Si introduces un dato en una celda que ya contenía otro, el nuevo dato sustituirá al antiguo.
Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y pulsar la tecla F2. También puedes dar doble clic sobre la celda.
Para borrar el contenido de una celda, selecciona la celda y pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso. (Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando Borrar de la ficha inicio en la cinta de opciones)
Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores numéricos.
  • Los datos de tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etcétera) que Excel no pueda considerar un valor numérico o una fecha. Podemos introducir muchos caracteres en una celda, aunque es posible que no se puedan ver todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que esté a la derecha contenga datos.
  • Tipo de datos fecha. Es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales. Algunos formatos reconocidos: 
8/11/10      8-Nov-10     8-Nov
  • Valores numéricos.Para que Excel considere que un dato es un valor debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una forma aceptada por Excel. Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor
    • Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).
    • Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes:
      • La coma decimal (para los números fraccionarios).
      • El punto de millar.
      • El símbolo € (euro) delante o detrás del número.
      • El signo menos (para los números negativos).
      • El símbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento.
      • El signo de división para números fraccionarios.
      • El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas.


Cuando el dato que contiene una celda no cabe en el tamaño de la misma se produce un desbordamiento. Si el dato es de tipo texto y la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel utilizará ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el dato. Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel sólo mostrará la parte del texto que quepa en la celda.  Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de desbordamiento (#).

Podemos copiar y mover los datos introducidos de un lugar a otro de la hoja de datos. Para ello podemos usar la técnica de Copiar y Pegar (para copiar los datos) o Cortar y Pegar (para mover los datos).
Encontramos estas opciones en la ficha inicio de la cinta de opciones o en el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho. 

Autorrelleno: la característica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Sitúa el puntero de celda sobre el dato y ahora fíjate que extremo inferior derecho del puntero de celda  hay un pequeño recuadro (gestor de relleno). Si sitúas el puntero del ratón sobre el gestor de relleno, verás que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre él y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia abajo. Al soltar el botón, Excel copiará el dato en todas las celdas sombreadas.
Siguiendo este mismo método podemos rellenar listas de datos.

  • Días de la semana Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, etc.
  • Días de la semana abreviados Lun, Mar, Mié, etc.
  • Meses Enero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc.
  • Meses abreviados Ene, Feb, Mar, etc.

Además de listas, también puedes utilizar la característica Autorrelleno para crear series de fechas o números.

Seleccionar filas y columnas.
Todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Para seleccionar varias filas o varias columnas a la vez primero haz clic sobre el encabezado de la primera fila o columna, mantén pulsado el botón del ratón y arrastra el ratón hacia  el resto.
Para cambiar el tamaño de una fila o columna podemos hacerlo desde la opción Formato en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Sin embargo resulta más sencillo cambiar el tamaño pulsando con el ratón sobre la linea que separa los nombres de columna o fila y, manteniendo pulsado el botón, arrastrar el ratón.
Si tenemos seleccionadas varias columnas o filas se modificará el tamaño de todas a la vez.
Si damos doble clic sobre esta línea la columna o fila se ajusta al contenido de sus celdas.
No es posible cambiar el tamaño de las celdas por separado. Si deseamos que una celda sea más grande podemos combinar varias celdas, es decir, juntar varias celdas en una.
Conseguimos esto seleccionando las celdas que deseamos combinar y pulsando la opción Combinar y centrar del grupo Alineación en la Ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

Insertar filas y columnas
Selecciona la fila o la columna que esté donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable.
Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar.

Eliminar filas y columnas
El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas.

Insertar y eliminar celdas
Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas que te permite elegir hacia dónde desplazar las celdas existentes cuando insertes las nuevas.
El procedimiento para eliminar celdas es idéntico al que se usa para insertarlas: selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y señala en el cuadro de diálogo que aparecerá hacia dónde deben desplazarse las celdas existentes cuando elimines las seleccionadas.

Siguiente lección: Formato de celdas